Стандарты для текстовых документов. Взгляд технического писателя.

30 июня 2016 в 19:00

Стандарты для текстовых документов. Взгляд технического писателя.

Правила выполнения текстовых документов регламентированы в стандартах нескольких систем – ЕСКД [1, 2], ЕСПД[3] и др.

Отметим, что стандарт [3] не распространяется на текст программы, оформление которого регламентировано другим документом[4], входящим в эту систему.

Интересно, что только в название стандартов[3, 5] вынесено словосочетание «печатным способом», хотя и в стандарте [1]выполнение подлинников текстовых документов предусмотрено такими же способами, а именно:

  • машинописным [2][6];
  • машинным [7];
  • типографским.

Следует отметить, что машинописный способ выполнения текстовых документов в настоящее время не используют, как практически не используют и машинный способ из-за повсеместного распространения в качестве периферийных устройств принтеров.

Если стандарт [1] различает способы выполнения подлинников и копий документов, то в стандарте [3] о способах изготовления копий ничего не сказано.

О типографском способе выполнения документов во всех стандартах написано только то, что они должны выполняться «в соответствии с требованиями, предъявляемыми к типографским изданиям».О самих правилах никаких упоминаний в стандартах нет.

Из этого следует, что при тиражировании текстовых документов типографским способом может потребоваться выпускать два подлинника – один на формах, предусмотренных в стандартах[1, 3], второй – для типографского издания.

Текстовые документы, выполненные на листах бумаги, форматы которых установлены в стандартах[8, 9], отличаются прежде всего нерациональным использованием бумаги из-за того, что значительная часть площади листа отведена под служебные цели (рисунок 1).

Поэтому при тиражировании листа на копии будут воспроизведены надписи на служебных полях, не нужныепользователям копий –дата замены и количество замененных листов, архивные номера подлинников и т.п. информация.

Следует также учитывать, что необходимость воспроизведения различного рода рамок, используемых для записей служебной информации, приводит к расходу значительного количество тонера при тиражировании документов на принтерах.

То, что размещенные на страницах текстовых документов различного родя рамки практически не используют, подтверждает и стандарт [5], в п. 2.10 которого записано: «Строку изменения заполняют только на листах замененных и новых, при этом заполняют и лист регистрации изменений….При замене всех листов подлинника заполняют только лист регистрации изменений»

Кстати, лист регистрации изменений (ЛР) пользователю документа не отправляют, а о внесенных в ЛР изменениях знает только разработчик документа и сотрудник архива.

В редчайших случаях копию ЛР отправляют в организации, проводящие аттестацию и сертификацию изделий или программ.

Рисунок 1. Формы титульного и последующих листов текстовых документов по [9]

Более экономно использована площадь листа бумаги в формах, установленных стандартами системы ЕСПД [3] (рисунок 2), но и в этом случае около 30% площади листа пустует.

Из-за небольшой запечатываемой площади страницы, при печати текстовых документов в уменьшенном формате обычно возникают трудности - напечатанный текст может оказаться нечитаемым.

В связи с тем, что подлинники, выполненные по требованиям стандартов [1, 3] существенно отличается от подлинника, с которого выполняют тиражирование документа типографским способом, предприятию приходится поддерживать в актуальном состоянии два подлинника, что ведёт к удвоению затрат на поддержание архивных копий.

Устранить недостатки, возникающие из-за использования при оформлении текстовых документов стандартов [1, 3] и др., возможно даже при использовании действующих стандартов.

Например, стандартом [10] предусмотрено, что в качестве подлинника можно использовать экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированный подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль[11] документации.

Рисунок 2. Формы титульного и последующих листов текстовых документов по [3]

 

Для исключения нерациональных затрат на создание и поддержание в актуальном состоянии нескольких подлинников, целесообразно отказаться от использования форм, установленных в стандартах [1, 3] и выполнять текстовые документы таким образом, чтобы один и тот же подлинник был одинаково пригоден для тиражирования как множительной техникой, так и типографским способом (рисунок 3).

Фактически это предполагает выпуск текстовых документов по правилам, установленным для оформления стандартов[12,13].

Рисунок 3 показывает, что использование площади бумажного листа при таком оформлении возрастает, страницы не загромождены таблицами для служебных записей так, как это было показано выше на рисунках 1 и 2.

Рисунок 3. Титульный и последующий листы текстовых документов

 

Требуемые некоторыми действующими стандартами сведения об общем количестве листов, исходном формате страницы, литерности документа [14] представляется целесообразным приводить не в таблицах, размещенных на полях страницы, а непосредственно на странице «Содержание», при этом внесение изменений производят от руки, как это показано на рисунке 4. На наш взгляд, такая форма полностью выполняет те функции, которые возложены стандартом [15] на «блок внесения изменений» (таблички, размещенные на полях листа).

Рисунок 4 Информация о числе страниц,литерности и формате документа

 

Стандартом [15], как и стандартом [5]предусмотрены случаи, когда при внесении изменений можно не заполнять различные таблички, («блоки внесения изменений»), что ещё раз подтверждает возможность отказа от них.

При сопоставлении стандартов ЕСКД и ЕСПД, регламентирующих подготовку текстовых документов, нельзя не обратить внимания на то, что многие требования и процедуры регламентированы в них разным образом, что неизбежно ведет к возрастанию затрат при подготовке документов и проведении нормоконтроля [11] готовых документов.

Использование же стандарта [12] в качестве основного документа, регламентирующего правила оформления текстовых документов, позволяет существенно снизить затраты, в том числе и за счет унификации правил их подготовки.

Пример выполнения такого текстового конструкторского документа, как технические условия, в форме стандарта организации приведен здесь[16].

Какие же изменения в стандартах [1, 3] и подобных им надо сделать?

Во-первых, следует отменить эти стандарты или, хотя бы, придатьэтим стандартам на справочный характер.

Во-вторых, рекомендовать использовать в качестве основного документа по оформлению текстовых документов для всех систем документов стандарт [12].

Во-третьих, исключить из действующих стандартов рекомендации по способам выполнения подлинников и копий, микрофильмов и т.п., ставшие явным анахронизмом.

В-четвертых, исключить из текстов стандартов все упоминания о машинописном способе выполнения документов и о пишущей машинке[3].

И самое главное, при оформлении таблиц, графиков, рисунков и другого материала текстовых документов всегда следует пользоваться не стандартами, а справочниками, подобному [17].

Литература

  1. ГОСТ 2.105-95.ЕСКД. Общие требования к текстовым документам
  2. ГОСТ 2.610-2006.Правила выполненияэксплуатационных документов
  3. ГОСТ 19.106-78. ЕСПД. Требования к программным документам, выполненным печатным способом.
  4. ГОСТ 19.401-78 ЕСПД. Текст программы. Требования к содержанию и оформлению
  5. ГОСТ 19.604-78. ЕСПД. Правила внесения изменений в программные документы, выполненные печатным способом.
  6. ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
  7. ГОСТ 2.004-88 ЕСКД. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ
  8. ГОСТ 2.301-68. ЕСКД. Форматы.
  9. ГОСТ 2.104-68. ЕСКД. Основные надписи.
  10. ГОСТ 2.102-68 ЕСКД. Виды и комплектность конструкторских документов.
  11. ГОСТ 2.111-2013 Единая система конструкторской документации. Нормоконтроль.
  12. ГОСТ Р 1.5-2012 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные. Правила построения, изложения, оформления и обозначения
  13. Захаров О.Г. Опыт выпуска технических условий — стандарта организации//Стандартыикачество, №12 за 2009 год, С.50.
  14. ГОСТ 2.103-68 ЕСКД. Стадии разработки.
  15. ГОСТ 2.503-2013. ЕСКД. Правила внесения изменений.
  16. СТО ДИВГ 042-2011. Шкафы релейной защиты, автоматики, управления и сигнализации. Технические условия. СПб, НТЦ «Механотроника, 37 с
  17. Данилов И.Я. Справочник автора книги. М.: Искусство, 1962, 370 с.

 

[1]см. п. 3.3 ГОСТ 2.105-95.

[2]МАШИНОПИСНЫЙ, машинописная, машинописное (спец.). -прилага-тельное по значению связанное с машинописью. Машинописный текст.

[3]Например, в [1] написано: «Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти ударам пишущей машинки (так в тексте стандарта!).

 

3897
Закладки
Последние публикации
Комментарии 12
 

Комментарий проверяется

Текст комментария будет виден после проверки администратором.

 

Комментарий проверяется

Текст комментария будет виден после проверки администратором.

 

Комментарий проверяется

Текст комментария будет виден после проверки администратором.

 

Комментарий проверяется

Текст комментария будет виден после проверки администратором.

 

Комментарий проверяется

Текст комментария будет виден после проверки администратором.

 

Комментарий проверяется

Текст комментария будет виден после проверки администратором.

 

Комментарий проверяется

Текст комментария будет виден после проверки администратором.

 

Комментарий проверяется

Текст комментария будет виден после проверки администратором.

 

Комментарий проверяется

Текст комментария будет виден после проверки администратором.

 

Комментарий проверяется

Текст комментария будет виден после проверки администратором.

 

Комментарий проверяется

Текст комментария будет виден после проверки администратором.

 

Комментарий проверяется

Текст комментария будет виден после проверки администратором.

 
Написать комментарий
Можно не указывать
На этот адрес будет отправлен ответ. Адрес не будет показан на сайте
*Обязательное поле
Последние комментарии