Изначально хранение электронной и бумажной документации осуществлялось децентрализовано, в различных подразделениях и информационных системах компании. Такой подход усложнял поиск документов и формирование отчетности.
В новой системе предусмотрено автоматическое создание задач на поиск и добавление в электронный архив скан-копий при их отсутствии в момент запроса документов, а также возможность определения физического местонахождения документов на любом этапе их жизненного цикла. Кроме того, разработчики добавили инструмент для предоставления скан-копий по запросу сотрудника без непосредственного участия работников архива.
«Для логистической отрасли критически важно сохранять непрерывности бизнес-процессов, поэтому внедрение системы осуществлялось с сохранением функционирования подразделений. В ней настроено поточное сканирование и реализована форма поиска, которая учитывает множество параметров», – отмечает коммерческий директор BIA Technologies Александр Воловик.
«Ускорение и упрощение документооборота способствует улучшению бизнес-процессов, в том числе, связанных со своевременным предоставлением отчетности. В результате модернизации процесса управления документацией мы получили систему для удобного хранения и использования информации. Сегодня наш Централизованный архив занимает более 75 терабайт и насчитывает порядка 400 млн документов», – делится заместитель генерального директора по развитию ГК «Деловые Линии» Дмитрий Хрущалев.
Добавим, в рамках проекта эксперты BIA Technologies сформировали для хранения основных видов документов обязательный процесс подготовки электронной копии, чтобы в Централизованный архив попадали только нужные сведения.
Никто пока не комментировал эту страницу.
В стандарте [6] предусмотрено присваивать различным документам вида «расчет» код[1] документа РР, а для локальной сметы код документа ЛС.
Никакой необходимости использовать код Б для обозначения документов, в названии которых нет слова «Обоснование», не существует, а отсутствие документов, в названии которых использовано это слово подтверждает, что из ГОСТ 34.201-2020 должен быть исключен фактически не существующий документ «Обоснование».
Литература:
6 ГОСТ Р 21.101-2020 Основные требования к проектной документации
7 Н. Зенин. Судьба требований ГОСТ 34-й серии в проектах по информационной безопасности // [Электронный ресурс], режим доступа: https://www.anti-malware.ru/practice/methods/GOST-requirements-34th-series-in-information-security-projects
[1] В данном стандарте вместо термина «код документа» используют словосочетание «шифр документа»
Разработчики стандартов иногда предлагают новые виды документов, объясняя это тем, что существующих видов документов недостаточно для новых изделий. Например, в таблице 1 стандарта [1] перечислены несколько видов документов, разрабатываемых для автоматизированных систем (далее АС). Обратим внимание на документ «Обоснование» (код документа Б). Его назначение определено так:
«Изложение сведений, подтверждающих целесообразность принимаемых решений»
Отметим, что в числе толкований значений слова «обоснование» есть и тексты, служащие основанием для принятия решения.
Какие же текстовые документы приведены в таблице 2 стандарта [1], где перечислены конкретные документы?
Как ни странно, но документа со словом «обоснование» в названии нет ни в стандарте [1] нет, как нет его и в отменном руководящем документе [2].
Слово «обоснование» в [2] использовано в названии раздела отчета, разрабатываемого на стадии формирования требований к АС – Обоснование необходимости совершенствования информационной системы объекта.
«Обоснование» содержится ещё в двух стандартах [3, 4], где применено в названии этапа работы – Обследование объекта и обоснование необходимости создания АС.
Отметим, что в cтандартах [3, 4] обоснование необходимо для вынесения технико-экономической, социальной и т.п. оценок на стадии формирования требований к АС.
При этом сам документ, содержащий результаты обоснования, оформляют в виде отчета по ГОСТ 7.32 [5], а не в виде документа вида «Обоснование».
Обратимся теперь к стандарту [1] и посмотрим какие же документы с кодом Б (присвоен документу «Обоснование») указаны в таблице 2:
- локальный сметный расчет (код Б2);
- проектная оценка надежности системы (код Б1);
- локальная смета (код Б3).
Из перечисления видно, что ни в одном из названий этих документов с кодом Б нет слова «Обоснование».
Продолжение следует