Правила выполнения текстовых документов регламентированы в стандартах нескольких систем – ЕСКД [1, 2], ЕСПД[3] и др.
Отметим, что стандарт [3] не распространяется на текст программы, оформление которого регламентировано другим документом[4], входящим в эту систему.
Интересно, что только в название стандартов[3, 5] вынесено словосочетание «печатным способом», хотя и в стандарте [1]выполнение подлинников текстовых документов предусмотрено такими же способами, а именно:
Следует отметить, что машинописный способ выполнения текстовых документов в настоящее время не используют, как практически не используют и машинный способ из-за повсеместного распространения в качестве периферийных устройств принтеров.
Если стандарт [1] различает способы выполнения подлинников и копий документов, то в стандарте [3] о способах изготовления копий ничего не сказано.
О типографском способе выполнения документов во всех стандартах написано только то, что они должны выполняться «в соответствии с требованиями, предъявляемыми к типографским изданиям».О самих правилах никаких упоминаний в стандартах нет.
Из этого следует, что при тиражировании текстовых документов типографским способом может потребоваться выпускать два подлинника – один на формах, предусмотренных в стандартах[1, 3], второй – для типографского издания.
Текстовые документы, выполненные на листах бумаги, форматы которых установлены в стандартах[8, 9], отличаются прежде всего нерациональным использованием бумаги из-за того, что значительная часть площади листа отведена под служебные цели (рисунок 1).
Поэтому при тиражировании листа на копии будут воспроизведены надписи на служебных полях, не нужныепользователям копий –дата замены и количество замененных листов, архивные номера подлинников и т.п. информация.
Следует также учитывать, что необходимость воспроизведения различного рода рамок, используемых для записей служебной информации, приводит к расходу значительного количество тонера при тиражировании документов на принтерах.
То, что размещенные на страницах текстовых документов различного родя рамки практически не используют, подтверждает и стандарт [5], в п. 2.10 которого записано: «Строку изменения заполняют только на листах замененных и новых, при этом заполняют и лист регистрации изменений….При замене всех листов подлинника заполняют только лист регистрации изменений»
Кстати, лист регистрации изменений (ЛР) пользователю документа не отправляют, а о внесенных в ЛР изменениях знает только разработчик документа и сотрудник архива.
В редчайших случаях копию ЛР отправляют в организации, проводящие аттестацию и сертификацию изделий или программ.
Рисунок 1. Формы титульного и последующих листов текстовых документов по [9]
Более экономно использована площадь листа бумаги в формах, установленных стандартами системы ЕСПД [3] (рисунок 2), но и в этом случае около 30% площади листа пустует.
Из-за небольшой запечатываемой площади страницы, при печати текстовых документов в уменьшенном формате обычно возникают трудности - напечатанный текст может оказаться нечитаемым.
В связи с тем, что подлинники, выполненные по требованиям стандартов [1, 3] существенно отличается от подлинника, с которого выполняют тиражирование документа типографским способом, предприятию приходится поддерживать в актуальном состоянии два подлинника, что ведёт к удвоению затрат на поддержание архивных копий.
Устранить недостатки, возникающие из-за использования при оформлении текстовых документов стандартов [1, 3] и др., возможно даже при использовании действующих стандартов.
Например, стандартом [10] предусмотрено, что в качестве подлинника можно использовать экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированный подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль[11] документации.
Рисунок 2. Формы титульного и последующих листов текстовых документов по [3]
Для исключения нерациональных затрат на создание и поддержание в актуальном состоянии нескольких подлинников, целесообразно отказаться от использования форм, установленных в стандартах [1, 3] и выполнять текстовые документы таким образом, чтобы один и тот же подлинник был одинаково пригоден для тиражирования как множительной техникой, так и типографским способом (рисунок 3).
Фактически это предполагает выпуск текстовых документов по правилам, установленным для оформления стандартов[12,13].
Рисунок 3 показывает, что использование площади бумажного листа при таком оформлении возрастает, страницы не загромождены таблицами для служебных записей так, как это было показано выше на рисунках 1 и 2.
Рисунок 3. Титульный и последующий листы текстовых документов
Требуемые некоторыми действующими стандартами сведения об общем количестве листов, исходном формате страницы, литерности документа [14] представляется целесообразным приводить не в таблицах, размещенных на полях страницы, а непосредственно на странице «Содержание», при этом внесение изменений производят от руки, как это показано на рисунке 4. На наш взгляд, такая форма полностью выполняет те функции, которые возложены стандартом [15] на «блок внесения изменений» (таблички, размещенные на полях листа).
Рисунок 4 Информация о числе страниц,литерности и формате документа
Стандартом [15], как и стандартом [5]предусмотрены случаи, когда при внесении изменений можно не заполнять различные таблички, («блоки внесения изменений»), что ещё раз подтверждает возможность отказа от них.
При сопоставлении стандартов ЕСКД и ЕСПД, регламентирующих подготовку текстовых документов, нельзя не обратить внимания на то, что многие требования и процедуры регламентированы в них разным образом, что неизбежно ведет к возрастанию затрат при подготовке документов и проведении нормоконтроля [11] готовых документов.
Использование же стандарта [12] в качестве основного документа, регламентирующего правила оформления текстовых документов, позволяет существенно снизить затраты, в том числе и за счет унификации правил их подготовки.
Пример выполнения такого текстового конструкторского документа, как технические условия, в форме стандарта организации приведен здесь[16].
Какие же изменения в стандартах [1, 3] и подобных им надо сделать?
Во-первых, следует отменить эти стандарты или, хотя бы, придатьэтим стандартам на справочный характер.
Во-вторых, рекомендовать использовать в качестве основного документа по оформлению текстовых документов для всех систем документов стандарт [12].
Во-третьих, исключить из действующих стандартов рекомендации по способам выполнения подлинников и копий, микрофильмов и т.п., ставшие явным анахронизмом.
В-четвертых, исключить из текстов стандартов все упоминания о машинописном способе выполнения документов и о пишущей машинке[3].
И самое главное, при оформлении таблиц, графиков, рисунков и другого материала текстовых документов всегда следует пользоваться не стандартами, а справочниками, подобному [17].
[1]см. п. 3.3 ГОСТ 2.105-95.
[2]МАШИНОПИСНЫЙ, машинописная, машинописное (спец.). -прилага-тельное по значению связанное с машинописью. Машинописный текст.
[3]Например, в [1] написано: «Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти ударам пишущей машинки (так в тексте стандарта!).
Никто пока не комментировал эту страницу.